Gestione documentaleLa qualità non è per forza solo carta e burocrazia: i vantaggi della digitalizzazione
In azienda capita spesso di avere l’impressione che non ci sia mai un momento di vera tranquillità e di dover sempre fare qualcosa di urgente. In VasiPlast è proprio uno di quei periodi.
In ufficio, era Giorgio che, da quando l’azienda si è certificata nel 2003, si occupava di tutte le attività inerenti alla gestione del Sistema per la Qualità. Le cose sono sempre andate bene e lui ha gestito in autonomia ogni attività, prendendosi volentieri l’incarico del Responsabile Qualità. Da un paio di mesi, però, Giorgio è andato in pensione e, nonostante abbia cercato di curare al meglio il passaggio di lavoro con Luisa, in VasiPlast ora c’è un po’ di confusione.
La visita dell'ente certificatore
Durante la visita dell’Ente di Certificazione il valutatore ha lasciato diverse osservazioni sulla gestione del Sistema. Infatti, per quanto Giorgio fosse molto bravo nel suo lavoro, ha sempre gestito le attività da solo senza mai pensare che un giorno il Sistema per la Qualità e i suoi compiti sarebbero stati trasferiti a qualcun altro.
Per Luisa non è affatto semplice ricostruire la gestione di tutti i documenti, recuperare le registrazioni e i moduli, ricordarsi di tutte le attività. In aggiunta, concorda con il valutatore e ritiene che sia necessario un importante lavoro di rinnovamento.
La carta è troppa, le procedure complesse e i flussi di gestione dei documenti ormai poco efficaci.
Nessuno ne fa una colpa a Giorgio, del resto ha costruito il Sistema per la Qualità quando la normativa e gli strumenti a disposizioni erano ben diversi da quelli di oggi. Luisa ne parla in ufficio con Maria, che coinvolge subito Andrea.
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Cosa possiamo fare per la tua azienda
Installiamo e integriamo diverse soluzioni per la gestione documentale. Dall’archiviazione documentale (EDM) alla gestione dei flussi documentali (QMS), studiamo la soluzione migliore per rendere più efficace la gestione controllata dei documenti, anche in ambito Qualità.
Digitale e qualità: un binomio vincente
Andrea è subito d’accordo con Luisa, il sistema deve essere “snellito” e la gestione della qualità essere semplificata, senza contare che si raccolgono molti dati, che non si fanno davvero fruttare. Andrea vuole trasformare la qualità in uno strumento operativo e concreto che, invece, li aiuti a fare sempre meglio. Ma come fare? Emergono due necessità principali: da un lato rivedere l’intero Sistema, dall’altro migliorarne la gestione operativa.
Luisa ha l’incarico di revisionare ogni procedura, istruzione e modulo, ma manca qualcosa per far davvero funzionare il tutto. Controllando gli appunti presi durante la visita di certificazione, trova una nota molto interessante che aveva totalmente trascurato: “trasformare modulo soddisfazione Cliente in formato digitale”.
Ecco di cosa hanno bisogno: digitalizzare.
Qual è la soluzione
Maria non è certa che se ne possano occupare, ma fa un tentativo e chiama il team di Klan.IT, che li ha aiutati per il loro sito web.
La buona notizia è che la società si occupa a 360° dei servizi per la digitalizzazione delle imprese, offrendo anche software e prodotti specifici per questo scopo. Capite le necessità della VasiPlast, la proposta che viene fatta sembra ad Andrea molto interessante.
La possibilità è quella di utilizzare un software in grado di archiviare in formato digitale tutti i documenti (EDM), dai rapporti di audit ai certificati dei fornitori, e di gestire in modo informatizzato i flussi documentali (QMS), dall’approvazione all’emissione di procedure, istruzioni, protocolli e così via. Ma non finisce qua, volendo è possibile anche digitalizzare i flussi di processo (BPM) tipici della qualità, come i report di audit e le non conformità.
Una soluzione integrata e completa, che risponde a tutte le loro esigenze, inclusa quella di interrogare documenti e analizzare dati in modo più semplice.
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