Dematerializzazione: gli impatti in azienda

Abbandonare la carta e passare al digitale. Ecco, in breve, il significato di dematerializzazione, un’attività che va di pari passo alla digitalizzazione delle aziende. Due concetti che spesso vengono confusi, ma che non sono la stessa cosa, tanto che la dematerializzazione è solo un primo passo per la digitalizzazione dei processi aziendali e, soprattutto, per la gestione digitale della documentazione.

Nonostante se ne discuta da anni, è stata la pandemia a dare una forte accelerata al cambiamento. Garantire sicurezza e distanziamento sociale, infatti, ha richiesto di ricorrere a nuove modalità operative, favorendo lavoro agile e da remoto. Questo ha reso essenziale la disponibilità dei documenti anche in formato digitale.

La situazione sanitaria ora è sicuramente meno incerta, ma il motore del cambiamento è stato avviato e sono moltissime le PMI che hanno almeno iniziato a valutare i vantaggi della digitalizzazione. Maggior competitività, aumento dell’efficienza e riduzione dei costi sono sicuramente i principali vantaggi che questa rivoluzione può portare in azienda, per cui vale la pena fare un serio ragionamento sulla direzione da prendere.

L’obiettivo è quello di sostituire i documenti cartacei con documenti elettronici, facendo in modo che non perdano il loro valore giuridico e probatorio. Il primo passo è quello di trasformare anni di registrazioni e documenti aziendali in un archivio informatico. Ma non è tutto qua.

Per attuare una vera e propria dematerializzazione è necessario ricorrere ad apposite tecnologie per la produzione, gestione e archiviazione della documentazione che deve nascere fin dal principio in chiave digitale. Servono anche infrastrutture e soluzioni adeguate che assicurino sicurezza, ma anche semplice accesso alle persone. Scegliere i sistemi ICT giusti è fondamentale. Oltretutto, proprio per conservare la valenza giuridica dei documenti, è necessario rispettare tutta la normativa vigente.