Dematerializzazione: gli impatti in azienda


Abbandonare la carta e passare al digitale. Ecco, in breve, il significato di dematerializzazione, un’attività che va di pari passo alla digitalizzazione delle aziende. Due concetti che spesso vengono confusi, ma che non sono la stessa cosa, tanto che la dematerializzazione è solo un primo passo per la digitalizzazione dei processi aziendali e, soprattutto, per la gestione digitale della documentazione.
Nonostante se ne discuta da anni, è stata la pandemia a dare una forte accelerata al cambiamento. Garantire sicurezza e distanziamento sociale, infatti, ha richiesto di ricorrere a nuove modalità operative, favorendo lavoro agile e da remoto. Questo ha reso essenziale la disponibilità dei documenti anche in formato digitale.
La situazione sanitaria ora è sicuramente meno incerta, ma il motore del cambiamento è stato avviato e sono moltissime le PMI che hanno almeno iniziato a valutare i vantaggi della digitalizzazione. Maggior competitività, aumento dell’efficienza e riduzione dei costi sono sicuramente i principali vantaggi che questa rivoluzione può portare in azienda, per cui vale la pena fare un serio ragionamento sulla direzione da prendere.
L’obiettivo è quello di sostituire i documenti cartacei con documenti elettronici, facendo in modo che non perdano il loro valore giuridico e probatorio. Il primo passo è quello di trasformare anni di registrazioni e documenti aziendali in un archivio informatico. Ma non è tutto qua.
Per attuare una vera e propria dematerializzazione è necessario ricorrere ad apposite tecnologie per la produzione, gestione e archiviazione della documentazione che deve nascere fin dal principio in chiave digitale. Servono anche infrastrutture e soluzioni adeguate che assicurino sicurezza, ma anche semplice accesso alle persone. Scegliere i sistemi ICT giusti è fondamentale. Oltretutto, proprio per conservare la valenza giuridica dei documenti, è necessario rispettare tutta la normativa vigente.
Dematerializzazione
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Cosa possiamo fare per la tua azienda
Installiamo e integriamo diverse soluzioni per la gestione documentale. Dall’archiviazione documentale (EDM) alla gestione dei flussi documentali (QMS), studiamo la soluzione migliore per rendere più efficace la gestione controllata dei documenti, anche in ambito Qualità.
L’argomento è stato introdotto dal DM del 23 gennaio 2004, permettendo sia alle aziende che alla PA di conservare in forma digitale i propri documenti, sia amministrativi che fiscali. Il decreto è stato sostituito dal DM 146/2014, che semplifica le procedure. Aspetti più tecnici relativi alla conservazione, invece, si trovano nel DPCM del 3 dicembre 2013 e nel DPCM del 13 novembre 2014. Dal canto suo, l’Agenzia delle Entrate ha emanato delle circolari per favorire la diffusione di una chiara procedura.

I vantaggi della dematerializzazione
Ecco i principali vantaggi della dematerializzazione:
- Documenti sempre accessibili, da qualsiasi dispositivo e luogo, aumentando così la flessibilità e favorendo nuovi modelli di lavoro smart;
- Conservazione più sicura, con minor rischio di smarrimento o distruzione dei documenti;
- Archiviazione più semplice, non serve spazio fisico e gli accessi sono gestiti con credenziali;
- Efficienza e velocità maggiori rispetto a quanto avviene con stampa e compilazione cartacee;
- Risparmio economico, a fronte di un investimento iniziale che riduce l’acquisto di carta;
- Impatto ambientale positivo, risparmiando risorse naturali ed energia.