La gestione dei documenti è un processo strategico per ogni azienda, in quanto permette di conservare in modo adeguato dati, procedure e informazioni essenziali per il corretto svolgimento delle attività. 

Sono ancora tante le realtà che fanno della carta lo strumento principale per registrazioni e documenti, ma questa scelta potrebbe presentare differenti criticità. 

I punti deboli dei sistemi tradizionali di gestione documentale sono, ad esempio, la difficoltà di ricerca e di reperimento delle informazioni, la sicurezza degli archivi, la complicata condivisione delle informazioni. 

Tutte problematiche che, a loro volta, generano perdite di tempo e inefficienze. Per questo sono sempre di più le aziende che hanno scelto di percorrere la strada della digitalizzazione, ricorrendo anche a veri e propri Sistemi di Gestione Documentale (DMS, Document Management System), ossia applicativi e software specifici per la gestione dei documenti in chiave digitale.

“Repository della knowledge” aziendale e ottimizzazione dei flussi

Un sistema per la Gestione Documentale deve essere innanzitutto concepito come un archivio della conoscenza dell’organizzazione e, pertanto, di cruciale importanza. Con l’avvento del digitale, infatti, si possono implementare diverse soluzioni che facilitano la ricerca delle informazioni e la loro condivisione, aumentano la sicurezza e la collaborazione. Inoltre, diventa efficiente la gestione dei flussi e si massimizza il controllo del processo. I documenti generati in azienda, infatti, vivono un ciclo di vita predefinito, che si avvia con la sua creazione. Di seguito le fasi principali:

1. Creazione di un documento

che grazie a un sistema di gestione documentale, può avvenire direttamente in formato digitale, riducendo i tempi di realizzazione e agevolando anche la sua modifica o revisione, soprattutto se frutto di un lavoro a più mani.

2. Verifica del documento e sua approvazione,

che seguono la fase di creazione. Le attività sono svolte in base a livelli di autorità definiti e sono necessarie ad un controllo della coerenza, correttezza e adeguatezza di quanto redatto. Con un sistema informativo, l’approvazione viene formalizzata e registrata in modo più rapido e semplice rispetto alla classica firma cartacea di ogni documento.

3. Distribuzione del documento approvato

che in forma digitale avviene mediante l’impostazione di liste di distribuzione, che permettono una condivisione immediata, eventualmente integrando anche un sistema di avvisi e notifiche.

4. Archiviazione dei documenti

per un periodo di tempo illimitato e senza vincoli di “spazio” fisico, come avviene per gli ingombranti archivi di carta.

Va detto, in aggiunta, che tramite i sistemi di gestione documentale è possibile specificare le responsabilità per ognuno dei passaggi sopra indicati, agevolando anche meccanismi di automazione e di ottimizzazione dei flussi.

Infine, nella maggior parte dei casi i software per la gestione documentale permettono un elevato controllo e monitoraggio delle attività, ad esempio fornendo informazioni in merito all’effettiva apertura di un documento o al suo download.

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Come scegliere il sistema documentale adatto alla propria azienda

Vi sono differenti tipologie di sistemi documentali disponibili per le aziende, anche di piccole e medie dimensioni. Il primo passo, per non sbagliare, è sempre quello di analizzare le proprie esigenze, identificando la tipologia di documenti che si gestiscono normalmente e definendo quali requisiti si vorrebbero soddisfare con il nuovo sistema (ad esempio in termini di accesso, permessi di lettura, tempo di archiviazione, ecc..).

Tramite ciò, si hanno maggiori informazioni per valutare le funzionalità e le caratteristiche di differenti software. Una volta scelta la soluzione, questa deve essere implementata e configurata, valutando tutte le possibili personalizzazioni. Dopo di che, si procede con l’effettiva creazione dell’archivio documentale, definendo la struttura gerarchica del sistema e, eventualmente, inserendo filtri, tag o in generale metadata che aiutano nella ricerca e nell’organizzazione del sistema.

Per quanto riguarda il popolamento dell’archivio, i documenti possono nascere digitali oppure si può abbinare un progetto di dematerializzazione, che prevede la digitalizzazione dei documenti cartacei esistenti, poi caricati sul sistema. In questo senso, si parla anche di conservazione sostitutiva, ossia di quel processo di dematerializzazione che permette l’archiviazione dei documenti in formato elettronico mantenendo la loro validità legale. Si digitalizzano anche proprietà quali la leggibilità, l’autenticità e l’integrità. 

Un ultimo fondamentale passaggio, poi, è quello della formazione del personale, che deve essere in grado di utilizzare con facilità il sistema introdotto.

Può sembrare complesso portare a termine in modo efficace tutte queste attività, ma con il fornitore giusto è possibile riuscire in tutto in modo vincente.

Noi di Klan.IT da anni siamo impegnati ad affiancare le aziende nei percorsi di digitalizzazione, offrendo consulenza e soluzioni in cloud e personalizzabili, che si adattano ad ogni realtà aziendale. Si tratta di sistemi integrabili con altri software aziendali, anche già esistenti, e di semplice utilizzo.

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