Infrastrutture ITScadenzario aziendale: perché costruirne uno per pianificare le attività
Ogni azienda gestisce quotidianamente una grande quantità di scadenze: dalle richieste dei Clienti, agli obblighi normativi, la pianificazione delle attività è un elemento fondamentale per la continuità del business. Il mercato di oggi è frenetico e le questioni da affrontare sono davvero moltissime. Certamente è importante distribuire e assegnare precise responsabilità, facendo in modo che tutte le scadenze siano correttamente monitorate da chi ne è responsabile, ma mantenere tutto sotto controllo non è sempre così semplice.
Le scadenze in azienda
Le scadenze che le PMI devono gestire ogni giorno sono di varia natura e riassumibili in 3 macro categorie:
1. Le richieste dei Clienti
quindi le scadenze connesse alla produzione o all’erogazione dei servizi, il cui rispetto è fondamentale per il successo del business e per essere competitivi. Definiscono i limiti entro cui pianificare correttamente tutte le attività operative in azienda.
2. Normativa e Leggi
che impongono obblighi e controlli di varia natura, oltre a definire comunicazioni e dichiarazioni periodiche da gestire. Gli ambiti sono diversi, dalle scadenze fiscali, alla gestione del personale, fino all’ambiente e alla Salute e Sicurezza sul Lavoro. Tasse, nomine per la SSL, formazione obbligatoria, dichiarazioni relative ai rifiuti, controlli periodici di manutenzione sui macchinari e sui presidi antincendio, prove di emergenza, sono solo alcuni dei tanti esempi che si possono fare.
3. Scadenze "auto-imposte"
ossia che l’azienda stessa decide di definire, per svolgere con determinate frequenze attività che, per quanto non obbligatorie, hanno lo scopo di favorire il miglioramento dei processi, aumentare le prestazioni o il livello di sicurezza. Ne sono un esempio le manutenzioni non obbligatorie o la pianificazione di riunioni periodiche.
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Scadenze e pianificazione: perché sono essenziali
Gestire correttamente le scadenze è fondamentale per diversi motivi, tra cui i principali sono assicurare la totale conformità legislativa e garantire l’efficienza operativa. Rispettare le scadenze significa rispettare i tempi, evitare imprevisti indesiderati, sanzioni e costi aggiuntivi inaspettati.
Tutto ciò contribuisce a trasmettere un’immagine positiva della realtà aziendale, aumentare la propria credibilità e reputazione nel mercato.
Per riuscire in tutto ciò, è fondamentale una valida pianificazione delle attività, che va dal coordinamento della produzione e dei servizi, fino alla programmazione degli interventi più semplici sulle infrastrutture. La pianificazione è uno strumento essenziale per ogni PMI, in quanto permette di allocare al meglio le proprie risorse, prevenire anziché curare e mantenere nel tempo la propria produttività e competitività. La corretta gestione del tempo è importante anche per le persone che lavorano, che evitano lo stress di rincorrere scadenze mai soddisfatte.
Come gestire al meglio le scadenze in azienda?
Considerata la grande quantità di scadenze da gestire e l’importanza di una corretta pianificazione, è impensabile credere che la situazione possa risultare completamente sotto controllo se la gestione del tempo è affidata alla “memoria” di singole persone, soprattutto se non coordinate tra loro. Fortunatamente, grazie agli strumenti digitali, oggi è davvero molto semplice ottimizzare questo tipo di attività. Gli scadenzari, infatti, sono ormai indiscussi protagonisti in ogni PMI: dal planner cartaceo si è quasi ovunque passati ai file excel. Ma si può fare di più e si può fare meglio.
Klan.IT, che da anni collabora con le PMI per lo sviluppo di soluzioni su misura per le loro esigenze, ha spesso risposto all’esigenza degli imprenditori di poter contare su un’infrastruttura un po’ più evoluta. Andare oltre lo scadenzario in excel, rendendolo un applicativo interattivo e in Cloud, permette di gestire in modo dinamico le scadenze, accedendo in ogni momento e da ogni dispositivo. Alert, registrazione di tutte le attività in tempo reale, collaborazione, sicurezza dei dati sono solo alcuni dei vantaggi che si possono ottenere. Lo scopo del nostro team, quando collabora con le PMI per l’elaborazione di questi strumenti, è quello di trovare soluzioni semplici da utilizzare, accessibili, implementabili in poco tempo.
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