Innovazione ed efficienza: la gestione degli ordini online

In VasiPlast le cose procedono bene, soprattutto dopo i recenti interventi implementati in materia di comunicazione e sito web, che stanno effettivamente portando i primi risultati in termini di nuovi ordini, soprattutto tramite mail o telefonate all’azienda. Andrea e Maria ne sono molto soddisfatti, e hanno comunque deciso di non ridurre la forza vendita già in essere, composta da una decina di agenti che coprono l’intero territorio nazionale.

L’attenzione viene nuovamente portata sul reparto vendite, quando un Cliente respinge un ordine consegnato, sostenendo che non fosse la merce richiesta. Una volta verificata da Andrea la corrispondenza tra le lavorazioni eseguite e l’ordine di produzione, si comprende che il problema è nato a monte della realizzazione della commessa. Di conseguenza, Maria chiede a Gloria, in Amministrazione, di ricostruire l’ordine inserito e i contatti con il Cliente. Emerge facilmente l’errore.

Attualmente ogni agente comunica via mail o al telefono gli ordini dei propri Clienti all’amministrazione, che si occupa della loro registrazione e dell’invio delle informazioni ad Andrea, che di conseguenza genera l’ordine di produzione. In questo caso, Gloria ha erroneamente inserito un codice di un altro articolo presente a catalogo. In realtà, non è la prima volta che capitano errori di questo tipo, spesso dettati dall’avere molte cose da fare e dal fatto che gli ordini arrivano in Amministrazione in diversi modi: tramite le comunicazioni degli agenti (e ognuno di loro a sua volte ha differenti abitudini), direttamente dai Clienti tramite telefono o mail e delle volte anche in forma verbale da Andrea, a seguito di incontri o visite presso i Clienti.

È necessario fare ordine quando si parla di commercializzazione del prodotto

Dopo un veloce confronto e un’analisi dei reclami degli ultimi tre anni elaborata da Gloria, Andrea e Maria concordano sulla necessità di doversi dare “nuove regole”. Gli errori sono troppi. Il processo di acquisizione dell’ordine deve essere razionalizzato e soprattutto standardizzato, a maggior ragione ora che si sta ampliando il mercato di riferimento.

Si rendono conto subito che, insieme a queste attività, è necessario anche fare un salto in avanti rispetto agli strumenti in uso, in modo da poter gestire in modo uniforme anche tutte le attività in Amministrazione e poter contare su un’archiviazione delle informazioni più efficace. L’obiettivo è abbandonare word, excel e moduli cartacei. Senza pensarci molto, contattano Klan.IT per un incontro e un confronto su cosa potrebbero effettivamente fare, preferendo una soluzione personalizzata a software esistenti in commercio e, soprattutto, su misura per le loro esigenze. Nel frattempo, svolgono anche un incontro interno, riunendo gli addetti dell’Amministrazione e gli Agenti, così da raccogliere desiderata, ma anche criticità e dubbi.

Il processo di acquisizione degli ordini deve essere razionalizzato e standardizzato

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Installiamo e integriamo diverse soluzioni per la gestione documentale. Dall’archiviazione documentale (EDM) alla gestione dei flussi documentali (QMS), studiamo la soluzione migliore per rendere più efficace la gestione controllata dei documenti, anche in ambito Qualità.

Tecnologia e riorganizzazione dei processi: un binomio vincente

Collaborando con Klan.IT, Andrea, Maria e Gloria studiano i flussi del processo commerciale e definiscono una procedura univoca per ogni figura, in relazione alla soluzione tecnologica proposta dai consulenti. Sono necessari più incontri per definire tutti i dettagli, ma il risultato sembra soddisfare tutti: verrà introdotto un sistema per la gestione digitale degli ordini, che permetterà agli Agenti e ad Andrea, tramite un semplice tablet, di inserire direttamente in Cloud ogni ordine o richiesta d’offerta. L’Amministrazione potrà accedere a tutte le informazioni registrate e gestire gli ordini e le offerte tramite un’applicazione molto semplice da utilizzare. In piattaforma, quindi, è possibile raccogliere e generare offerte, conferme d’ordine e inserire note e commenti dove necessario, oltre che registrare eventi significativi da un punto di vista commerciale, come ad esempio l’incontro con il Cliente. Inoltre, sono stati già precompilati alcuni documenti tipo, inseriti i cataloghi e le caratteristiche dei prodotti, a supporto della forza vendita.

Ogni utente abilitato avrà un account e potrà accedere a quanto di pertinenza. Quindi gli Agenti potranno inserire ordini e richieste di offerte e consultare quelle da loro generate in precedenza, mentre in Amministrazione Gloria e i suoi collaboratori avranno accesso a tutte le proposte e le informazioni inserite.

Andrea e Maria sono convinti che i benefici non mancheranno e sanno che è possibile intervenire sull’applicazione implementata, ad esempio per migliorarla, in ogni momento. Sono soddisfatti di come l’innovazione digitale sia stata un tutt’uno con la riorganizzazione dei processi, ottenendo risultati efficaci in tempi relativamente brevi.