Software
Excel è un programma di fogli di calcolo usato praticamente in ogni impresa. Cambiano sicuramente il livello di conoscenza del software, la complessità delle operazioni svolte, gli scopi per cui lo si utilizza, ma (anche senza dati statistici alla mano) è davvero plausibile ipotizzare che almeno in 9 aziende su 10 esista qualche attività o registrazione fatta con Excel.
In questo articolo non si vuole certamente sminuire le potenzialità di questo software, sicuramente adeguato a raccogliere, organizzare ed analizzare dati, ma piuttosto riflettere su possibili alternative perfette per le PMI.
Quando conviene usare Excel e quando no
Capire se Excel è davvero lo strumento che fa al caso proprio o se è il momento di valutare un’alternativa dipende da diversi fattori. Tra i primi aspetti da considerare ci sono sicuramente la complessità delle attività che si gestiscono con Excel e le dimensioni aziendali.
Infatti, può capitare che inserendo grandi quantità di dati e volendo farli leggere ed interpretare ad un elevato numero di persone, Excel possa presentare alcuni limiti. Senza contare che, anche per errore, non è così difficile compromettere file o eliminare informazioni. Inoltre, un foglio Excel ricco di dati e informazioni può essere difficile da leggere per alcune persone, soprattutto se non sono state coinvolte nella sua elaborazione.
Quando si parla di alternative ad Excel, probabilmente, vengono in mente soluzioni come Fogli Google, Libre Office, Numeri di Apple o altre applicazioni open source equiparabili, che però si propongono come un’alternativa solo a chi cerca una soluzione con le stesse funzionalità. Eventualmente con qualche vantaggio in più, come la facilità di condivisione, offerta ad esempio da Google Fogli.
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Airtable: calcolo e database in un’unica soluzione
Airtable è un’applicazione online che unisce la possibilità di calcolo di un foglio Excel con i vantaggi offerti da un database. Inoltre, può integrare anche altre applicazioni esterne, come Dropbox e includere allegati di diverso tipo, diventando davvero molto versatile.
Tutto ciò che viene creato con Airtable può essere condiviso ed elaborato dal team di lavoro in modo semplice e veloce, gestendo database anziché fogli di calcolo. Si possono creare database partendo da modelli esistenti, realizzare template su misura per le proprie esigenze o importare informazioni da fonti esterne, incluso Excel. L’interfaccia è molto intuitiva e tutte le informazioni possono essere visualizzate e consultate tramite diverse visualizzazioni, con gradi di approfondimento delle informazioni differenti. Sono molto interessanti anche le automazioni offerte da Airtable, che permettono di generare in automatico azioni, come ad esempio inviare messaggi a specifici collaboratori. Si possono poi aggiungere anche componenti plug-in e funzionalità quali la generazione di diagrammi di Gantt o tabelle Pivot. L’inserimento dei dati può essere effettuato mediante una griglia che assomiglia ad un foglio di calcolo Excel o anche attraverso maschere che semplificano l’inserimento. In conclusione, permette di lavorare meglio in gruppo, condividere informazioni in modo efficace, gestire dati strutturati e inserimenti mediante maschere e offre la possibilità di integrare applicazioni e funzionalità aggiuntive.
Scegli un software fatto su misura per te
Le potenzialità di Airtable sono davvero molte e, in un certo senso, permettono di arrivare a creare quasi una sorta di applicazione personalizzata. Ovviamente, non è detto che sia la soluzione migliore per qualsiasi azienda. Se la complessità dei processi e gli obiettivi di digitalizzazione non possono essere soddisfatti in questo modo, non rimane che valutare lo sviluppo di applicazioni e software specifici, prendendo in considerazione aspetti quali costi, vantaggi e tempi di implementazione. In questo caso, il fai da te non è percorribile ed è necessario rivolgersi ad una software house.
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